Vous perdez du temps à retrouver bulletins, contrats ou justificatifs ? Pour les RH comme pour les salariés, la gestion papier multiplie erreurs et sollicitations. Arkevia offre un coffre‑fort numérique sécurisé, archivage sur 50 ans, accès 24/7 et traçabilité.
Lire ce guide vous fera gagner du temps et garantir une preuve juridique exploitable. On commence par définir Arkevia et ses cas d’usage, puis on détaille sécurité et bonnes pratiques.
Résumé
- Arkevia est un coffre-fort numérique RH centralisant bulletins, contrats et pièces personnelles, accessible via MyArkevia avec des identifiants fournis par l’employeur.
- Sécurité et pérennité: chiffrement, traçabilité, conservation légale de 50 ans et journalisation des actions.
- Conformité et valeur probante: horodatage et signature électronique conformes NF Z42-013 et ISO, lisibilité garantie.
- Automatisations RH: dépôts automatiques via SIRH, notifications, workflows et intégration SSO, réduction des tâches manuelles.
- Bonnes pratiques et usage: protégez vos identifiants, évitez le Wi-Fi public, exportez et sauvegardez localement vos documents.
Qu’est-ce qu’Arkevia ? Présentation, cas d’usage et bénéfices (clarifie l’objet, pour que lecteurs et moteurs comprennent immédiatement l’offre)
Arkevia est un coffre-fort numérique dédié aux documents RH. Il centralise les bulletins de paie, contrats, certificats et pièces personnelles. La solution s’adresse aux entreprises, aux services RH et aux salariés qui veulent un espace sécurisé et pérenne. L’accès se fait via MyArkevia avec identifiants fournis par l’employeur. L’interface permet de classer, télécharger, partager et exporter les fichiers.
Les bénéfices concrets : sécurité renforcée par chiffrement et traçabilité. Conservation légale et lisibilité garanties sur 50 ans. Gain de temps pour les RH et autonomie pour les collaborateurs. Cas d’usage typiques : dépôt automatique des bulletins, archivage des contrats, transmission sécurisée à une banque ou à un organisme. Attention pratique : conservez une copie locale pour sauvegarde personnelle et protégez vos accès.
Sécurité : comment Arkevia protège vos documents (chiffrement, horodatage, signature, stockage immuable)
Arkevia sécurise les dépôts par un ensemble technique et procédural. Le transit est protégé par TLS et le stockage par des algorithmes de chiffrement reconnus. L’accès se fait avec des identifiants fournis par l’employeur et un mot de passe personnel. Les droits d’accès sont contrôlés, chaque action est journalisée pour assurer la traçabilité. Les serveurs sont localisés en Europe et la réplication multi‑site réduit le risque de perte physique. Protégez vos identifiants et évitez les connexions sur Wi‑Fi publics.
Pour la valeur probante, Arkevia applique des mécanismes d’horodatage et de signature électronique conformes aux normes d’archivage. La plateforme vise la conformité NF Z42‑013 et les bonnes pratiques ISO pour garantir l’inaltérabilité et la lecture sur 50 ans. Le stockage immuable, la gestion des formats et les migrations préventives maintiennent la lisibilité. Exportez des copies régulières si vous souhaitez une sauvegarde personnelle. Activez les notifications pour suivre l’arrivée et l’accès à vos documents.
Fonctionnalités clés et conformité réglementaire (liste des fonctions + normes respectées)
Arkevia cible entreprises et salariés avec un coffre‑fort numérique dédié aux documents RH. Cette section décompose les fonctionnalités opérationnelles et les normes supportant la valeur probante des archives. Vous trouverez ici des cas concrets pour les RH, des garanties juridiques et les automatisations qui allègent les processus.
Stockage, partage et gestion des répertoires : bulletins, contrats et pièces personnelles (exemples concrets pour RH et salariés)
Stockage sécurisé par répertoires personnalisés pour bulletins de paie, contrats, attestations et pièces d’identité. Les RH déposent automatiquement les fiches de paie dans le répertoire salarié. L’utilisateur crée, renomme et partage un dossier par lien temporaire traçable. Téléchargement et export PDF pour sauvegarde personnelle. Journal d’accès et historique des actions garantissent la traçabilité lors d’un contrôle ou d’une demande bancaire.
Conformité : RGPD, NF Z42-013, ISO et valeur probante des documents (termes exacts cherchés par entreprises et juristes)
Respect du RGPD avec contrôle des consentements, minimisation et droits d’accès. Archivage conforme à la norme NF Z42‑013 pour l’inaltérabilité, l’horodatage et la traçabilité. Compatibilité avec les bonnes pratiques ISO (notamment ISO 14641‑1) pour la préservation et la migration des formats. Les mécanismes d’horodatage et de signature électronique renforcent la valeur probante des fichiers conservés 50 ans, en cohérence avec le Code du travail et les recommandations CNIL.
Automatisations RH : dépôt automatique, notifications, intégrations SIRH et workflows (met en avant l’efficacité opérationnelle)
Dépôt automatique via connecteurs SIRH et API pour synchroniser paie et contrats. Notifications par email à chaque nouveau document et alertes administratives. Workflows configurables pour validation, partage ou destruction encadrée. Intégration possible avec annuaires et SSO pour simplifier l’accès. Bénéfice : réduction des tâches manuelles, accélération des processus d’embauche et de départ, et meilleure fiabilité des envois aux tiers (banque, assurance).
Utilisation pratique, tarification et bonnes pratiques (guide pas à pas pour salarié et service RH avec arkevia)
Ce volet explique comment utiliser Arkevia, combien coûtent les services et quelles routines adopter pour conserver vos documents. Destiné aux salariés et aux équipes RH, il fournit des actions concrètes, simples et réutilisables. Priorité : accès, export et protection des identifiants pour garantir la sécurité et la pérennité des archives.
Se connecter, déposer et récupérer : guide pas à pas pour salarié et service RH (procédure en 5 étapes)
1. Recevez matricule et code secret de votre RH. 2. Accédez à myarkevia.com, saisissez matricule puis créez un mot de passe robuste. 3. Déposez un document : sélectionnez répertoire, glissez‑déposez ou importez depuis SIRH. 4. Pour récupérer : ouvrez le fichier, cliquez sur télécharger et conservez une copie locale en PDF. 5. En cas d’oubli d’accès, utilisez la procédure de récupération ou contactez le support RH.
Bonnes pratiques de sécurité et gestion des identifiants pour éviter les risques (conseils actionnables)
Utilisez un mot de passe unique et long. Activez les notifications pour suivre chaque dépôt et accès. Changez vos identifiants après un départ ou une suspicion de fuite. Évitez le Wi‑Fi public pour les connexions sensibles. Limitez le partage par lien temporaire et vérifiez les droits avant d’autoriser un tiers. Documentez la personne de confiance et mettez à jour ses coordonnées régulièrement.
Checklist personnel : exporter et préserver ses documents en cas de départ de l’entreprise (angle pratique pour les salariés)
Vérifiez les répertoires contenant bulletins et contrats. Exportez en PDF les documents essentiels et rangez‑les dans un dossier local chiffré. Conservez au moins une copie imprimée des pièces à valeur administrative. Activez l’adresse email personnelle sur le compte si permis. Informez RH de votre départ pour confirmer la conservation 50 ans et votre possibilité d’accès futur.
